Líder: Como acompanhar o desempenho da sua equipe em home office?

Dicas essenciais para que você tenha êxito nessa quarentena.

 Por: SESI São Paulo
28/04/202015:16- atualizado às 12:58 em 18/05/2020

O objetivo de abordar esse conteúdo é auxiliá-lo no acompanhamento do desempenho de sua equipe em home office, garantindo o controle em relação à execução das tarefas, atingimento de metas, objetivos e, principalmente, apoiá-lo no estímulo à toda equipe para a conquista de um propósito em comum, impactando positivamente nos negócios e na sociedade como um todo.

Como um bom líder, você sabe que sempre podemos aprender ou aprimorar nossas habilidades de gestão, certo? Então, vamos lá?!

Seguem algumas dicas essenciais para que você tenha êxito nessa fase e se adapte com muita resiliência e dedicação:

 

Tenha clareza sobre as metas, objetivos e atividades que a equipe deve realizar dentro de um período determinado (curto, médio ou longo prazo). É importante se informar caso a empresa tenha mudado a estratégia durante esse período ou quais são as regras de negócio. Tudo isso impacta diretamente no monitoramento da sua equipe.

 

Revisitar a Missão, Visão e Valoresda sua organização é um ótimo início para refletir sobre as ações ou estratégias que a organização está adotando nesse período, assim você terá mais clareza para apoiar e direcionar sua equipe.

Reflita sobre os métodos que você utilizava para monitorar as atividades da sua equipe e pense se pode mantê-los, porém, com tecnologia aplicada aos controles.

 

Se você realizava uma reunião semanal ou quinzenal de forma presencial com a equipe, por exemplo,  seria interessante substituir esse encontro por uma reunião por vídeo. Você  pode utilizar alguma ferramenta disponível de chamadas por vídeo.

Caso as atividades sejam operacionais e sua organização tenha setores produtivos, que não estejam em home office,mas você tenha que controlar as atividades de casa, e sua equipe não tenha acesso à tecnologia com facilidade, você pode designar uma pessoa para colher as informações com a equipe e mantê-lo informado.

Se você ainda não tinha monitoramentos estabelecidos, esse é um excelente momento para colocá-los em prática!

Você pode facilitar a comunicação com a sua equipe e entre os pares, definindo quais os melhores e mais eficientes meios para se comunicarem nesse momento. Pense sempre nas orientações e Políticas já estabelecidas na organização em que você atua.

 

Planeje e defina com a equipe como a comunicação pode ser mais assertiva no cenário atual: e-mails, mensagens, grupos virtuais ou telefone, assim todos trabalharão de forma padronizada e sabendo que estão se comunicando pelo caminho certo.

As atividades que eram executadas presencialmente, e passavam por algum nível de hierarquização, podem ter sofrido alguma mudança. Deixe claro para a equipe o grau de autonomia para tomada de decisões ou quais os responsáveis por essas decisões, dinamizando assim os processos.

 

Você pode listar as tarefas e determinar uma matriz de competências e responsabilidades, por exemplo: definir quais contatos com clientes externos poderão ser realizados apenas por uma área X ou equipe Y, ou quais Notas Fiscais de um produto poderão ser emitidas apenas com autorização do setor Z. Essas definições podem ajudar na tomada de decisões mais rápida e evitar contratempos e, consequentemente, otimizar os processos.

A equipe pode se perguntar agora quais são os meios a serem utilizados para informarem sobre as atividades que estão executando. Lembrando que, no dia a dia, quando o trabalho é realizado de forma presencial, uma conversa entre líder e liderado já permite essa troca de informações, ou até mesmo, uma planilha com os status das atividades. E no caso de home office?

 

Existem diversos aplicativos de gestão de tempo de tarefas disponíveis para essa finalidade que podem ser utilizados nesse momento, muitos com a maior parte das funções gratuitas. Neles você pode: Estabelecer prazos para cada tarefa/ Nomear os responsáveis por cada atividade/ Controlar o status de execução das tarefas/ Cada colaborador pode preencher suas atividades e andamento e acompanhar outros trabalhos que estão sendo executados/ Interagir por mensagens com a equipe, entre outras funções. Alguns funcionam tanto para celulares quanto em computadores.

Também é fundamental saber todas as regras da sua organização para o serviço home officee transmiti-las à sua equipe, como por exemplo: horários permitidos para acesso ao sistema, e-mails, horários de trabalho, horas extraordinárias. A ideia é evitar qualquer problema relacionado ao cumprimento das legislações em vigor.

Finalizando nossas dicas sobre o monitoramento das atividades no home office, uma das ferramentas mais importantes de gestão, e que faz parte do processo de comunicação e não pode ser esquecida nesse momento, é o Feedback. Nesse momento, além de empatia, é importante que você estabeleça com a equipe a prática do feedback, isso certamente ajudará a caminhar as ações para o atingimento das metas, corrigindo falhas e reforçando ações positivas.

 

Para praticar o feedback nesse momento, lembre-se de que você deve, como bom líder, utilizar a liderança situacional, ou seja, analisar o cenário em que esse colaborador está inserido e sempre usar a empatia;

Elogie as tarefas executas lembrando que vocês estão juntos nessa caminhada e o trabalho em equipe é fundamental;

Caso tenha que corrigir algum comportamento ou ação, faça isso de forma privada, conversando diretamente com o colaborador, pode ser por meio de uma ligação por vídeo, por exemplo, explicando os motivos, baseando-se em fatos e nunca em suas opiniões pessoais. Para isso, tenha sempre com você a missão, visão e valores da organização em que você atua. Lembrando que, para atingir os resultados, a empresa depende das pessoas que nela trabalham e, quanto mais clareza e foco tiverem, dentro de um clima agradável, mais produtivas elas serão.

 

Agora que você viu que é possível acompanhar o desempenho das atividades da sua equipe nessa fase, podemos inclusive lembrar que o home officejá é uma prática adotada por muitas organizações. Então, é hora de buscarmos boas práticas e aprendermos cada dia mais com esse novo cenário.

Certamente vamos crescer juntos e manteremos nossa produtividade se agirmos com calma e coerência, sempre lembrando do nosso papel e responsabilidade com a nossa organização e sociedade.

Colocando essas dicas em prática, provavelmente essa época vai passar com mais facilidade e você descobrirá também novas maneiras de exercer a liderança!

 

Conte com o SESI-SP nessa jornada!

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